Un aspetto importante connesso all’avvento della fatturazione elettronica obbligatoria è quello legato alla conservazione elettronica sostitutiva. Prima di addentrarci nelle specificità legate al “nuovo fisco digitale” è bene richiamare brevemente cosa di intende per conservazione elettronica sostitutiva, i cui riferimenti normativi sono da individuarsi nel DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005) e nel DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005).
Occorre premettere che la materia è vasta e strettamente correlata a nozioni che esulano la fiscalità per addentransi in tecnicismi di carattere informatico. Tuttavia, volendo rendere il concetto il più semplice possibile, per conservazione elettronica si deve intendere un procedimento tecnico tramite il quale un documento informatico (ovvero un file), avente determinate caratteristiche, viene conservato in modo “sicuro” e secondo precisi standard. La procedura di conservazione, effettuata secondo gli requisiti richiesti, fa sì che il documento informatico divenga immodificabile, rendendo le successive copie di tale documento opponibili ai terzi.
La conservazione sostitutiva è dunque l’anello finale del processo di digitalizzazione, processo che, almeno in un primo momento, era stato pensato con l’obiettivo di diminuire ‘la carta’ da produrre, o quanto meno quella da conservare, tanto che – terminata la digitalizzazione e la conservazione – l’originale cartaceo poteva (e può tutt’ora) essere distrutto, in quanto sostituito dall’equivalente digitale.
Detto questo, con la fatturazione elettronica obbligatoria lo scenario della conservazione digitale si amplia ulteriormente, posto che una fte, per sua natura, è “nativa digitale”, ovvero la fattura è il file fattura stesso (in formato Xml, conforme al tracciato previsto da Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile scorso). Non è invece “fattura” l’eventuale trasposizione di tale file Xml in formati diversi (es. pdf) o stampe su carta. Per questa ragione la fattura elettronica deve essere sottoposta al processo di conservazione sostitutiva.
Questo procedimento, sino a qualche tempo fa, era – alla luce delle considerazioni sovra esposte – facoltativo ed affidato alla libera iniziativa del singolo. Tecnicamente, volendo porre in conservazione sostitutiva la propria documentazione contabile e fiscale, il contribuente doveva dotarsi a proprie spese di software predisposti allo scopo, nonché “acquistare” il servizio di conservazione da una delle società che, essendo in possesso dei requisiti tecnici necessari, potevano erogare il servizio in conformità alle disposizioni di legge.
Con la fatturazione elettronica gli eventuali servizi di conservazione sostitutiva già operativi presso le aziende potranno essere ancora utilizzati, ma i (numerosi) soggetti che non si sono mai approcciati a tale modalità potranno adempiere all’obbligo di legge, in alternativa ai servizi a pagamento, grazie ad un servizio erogato gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, come da disposizione introdotta dalla Legge 205/2017. Tale servizio gratuito, è bene sottolinearlo, ha piena valenza sia ai fini civilistici che fiscali.
Il servizio dell’Agenzia, come si è detto, è messo gratuitamente a disposizione dei contribuenti, ma per poterne usufruire è primariamente necessario sottoscrivere l’apposita convenzione con l’Agenzia (Accordo di Servizio). L’adesione è effettuabile via web, accedendo alla piattaforma “Fatture e Corrispettivi”, e selezionando l’area “Esercizio delle Opzioni” – “Adesione al servizio di conservazione sostitutiva”.
Dal momento dell’adesione tutte le fatture che transiteranno dal SDI saranno portate automaticamente in conservazione, mentre per quelle eventualmente ricevute prima dell’adesione stessa, sarà possibile procedere a porre in conservazione “manualmente”, effettuando l’upload del file nella sezione “Conservazione” della piattaforma Fatture e Corrispettivi.
Posto che l’adesione al servizio avviene via web, è necessario che il contribuente che intenda aderire sia in possesso delle credenziali di accesso al sito Fatture e Corrispettivi. In alternativa, come abbiamo già avuto modo di analizzare in precedenza è possibile delegare ad un intermediario telematico una o più fasi connesse alla fatturazione elettronica, ivi inclusa l’adesione al servizio di conservazione sostitutiva. Tale delega, ricordiamo, può essere conferita via web, oppure compilando l’apposito modulo di delega e consegnandolo in cartaceo presso un qualsiasi sportello dell’Agenzia delle Entrate (per approfondimenti leggi Delega al commercialista per la e-fattura via web, ora si può), ed è stata annunciato il rilascio di un’ulteriore modalità di conferimento che vedrà l’intermediario nominato posto nella condizione di inserire massivamente tutte le deleghe ricevute dai propri clienti, il cui rilascio è previsto per il mese di novembre.
Quanto al “periodo transitorio” 1 luglio – 31 dicembre 2018, occorre considerare che molte aziende non ancora interessate all’obbligo di fatturazione elettronica sono comunque destinatarie di fatture in tale formato, vuoi per obbligo in carico al proprio fornitore (es. acquisto di benzina o gasolio destinati ad essere immessi in cisterne per i quali vi sia la possibilità, anche solo potenziale, di utilizzo ad uso autotrazione), vuoi per libera scelta dell’emittente, che magari ha inteso avvicinarsi gradualmente al sistema.
Per quanto riguarda la prima tipologia, ovvero le “fte obbligatorie”, si tratta di documenti il cui “originale” è costituito dal file Xml, pertanto anche laddove questi files venissero “tradotti” e stampati, l’originale resta quello elettronico, da sottoporre pertanto a conservazione sostitutiva. Per quanto riguarda, invece, le fatture ricevute in formato elettronico al di fuori delle fattispecie di obbligo di norma già operativo, è possibile (ai sensi dell’articolo 21 del D.P.R. 633/72) rifiutare il formato elettronico (fino al 31 dicembre), richiedendo pertanto l’invio in forma cartacea o digitale non xml (esempio pdf), e trattando dunque con le consuete modalità il documento espresso in forma cartacea.
In conclusione, in termini generali, è opportuno attivare il prima possibile il servizio di conservazione sostitutiva messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, posto che, per quanto con le modifiche introdotte con la manovra 2018, sia genericamente previsto che “gli obblighi di conservazione sostitutiva si considerano assolti per tutti i documenti elettronici transitati tramite SDI”, è altrettanto vero che l’Agenzia delle Entrate precisa nelle proprie informative (quali quella acclusa all’applicazione FatturAE), che la stessa sarà in grado di fornire copie dei documenti solo con riferimento a quelli memorizzati nel servizio di conservazione sostitutiva.
Ad ulteriore complemento si ricorda inoltre che la conservazione sostitutiva non è esclusivamente un procedimento di carattere fiscale, bensì ha importanti implicazioni anche in ambito civilistico e, in caso di controversia, potenzialmente anche penale. Infatti un documento nativo digitale, come la fattura elettronica, è opponibile ai terzi solo laddove prodotta in copia a partire da un documento correttamente conservato ai sensi del codice di amministrazione digitale.
Fonte: Fiscal Focus
